Faktury i integracja z KSeF w EnterSlot

EnterSlot pozwala wystawiać faktury jednym kliknięciem i — w pakietach PRO — automatycznie wysyłać je do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Cała trudna komunikacja z Ministerstwem Finansów dzieje się w tle, a Ty dostajesz gotowy dokument i urzędowe potwierdzenie.

Wystawianie faktur i korekt

• Tworzysz fakturę z pozycjami (usługi lub produkty) bezpośrednio w panelu.
• Możesz wystawiać faktury korygujące — system powiąże je z fakturą pierwotną. Korektę faktury B2B można wystawić dopiero, gdy oryginał ma już nadany numer KSeF (zgodnie z przepisami).
• Każda faktura ma swój status, więc zawsze wiesz, na jakim etapie jest dokument.

Faktura PDF z kodem QR

• EnterSlot generuje czytelny plik PDF z pozycjami, statusem i kodem QR wymaganym do weryfikacji faktury.
• Dla faktur B2B system pilnuje kolejności: PDF do pobrania pojawia się dopiero po zatwierdzeniu faktury w KSeF — nie wyślesz klientowi dokumentu, który nie został jeszcze urzędowo przyjęty.

Jak działa wysyłka do KSeF

Integracja z KSeF jest asynchroniczna — to znaczy, że klikasz „wyślij" i od razu pracujesz dalej, a system sam dokańcza proces w tle. Nie musisz czekać przy ekranie na powolne serwery urzędowe.

Etap 1 — przygotowanie dokumentu. System buduje fakturę w wymaganym przez Ministerstwo formacie XML (struktura FA(2)), poprawnie przelicza stawki VAT i sumy kontrolne. Gotowy dokument jest zabezpieczany tak, by po wysyłce nie dało się go niezauważenie zmienić.

Etap 2 — bezpieczna wysyłka. EnterSlot loguje się do bramki Ministerstwa Finansów i przesyła zaszyfrowaną fakturę. Dane są chronione silnym szyfrowaniem (AES-256), a wrażliwe tokeny dostępu istnieją tylko przez moment wysyłki, wyłącznie w pamięci serwera. Po przyjęciu paczki faktura dostaje status „przetwarzana".

Etap 3 — potwierdzenie i UPO. Procesy w tle cyklicznie sprawdzają w KSeF status każdej oczekującej faktury:

• gdy faktura zostaje zatwierdzona, system pobiera jej numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) — Twój dowód, że dokument trafił do systemu państwowego,
• gdy faktura zostaje odrzucona (np. błędny NIP), dostaje status błędu wraz z informacją, co poprawić.

Pliki UPO są udostępniane tylko uprawnionym użytkownikom.

Bezpieczeństwo danych finansowych

• Tokeny dostępu do KSeF (środowisko produkcyjne i testowe) są szyfrowane w bazie i odszyfrowywane tylko na chwilę wysyłki.
• Dane fakturowe każdej firmy są w pełni odizolowane od innych firm.
• Po zatwierdzeniu dokument jest zabezpieczony przed niezauważoną modyfikacją.

Najczęstsze pytania

Czy muszę czekać, aż faktura przejdzie przez KSeF? Nie. Wysyłka działa w tle — klikasz „wyślij" i pracujesz dalej, a system sam pobierze potwierdzenie.

Czym jest UPO i czy je dostanę? UPO to Urzędowe Poświadczenie Odbioru — dowód przyjęcia faktury przez KSeF. EnterSlot pobiera je automatycznie po zatwierdzeniu faktury.

Czy mogę wystawić fakturę korygującą? Tak. System powiąże korektę z fakturą pierwotną. Korektę B2B można wystawić po nadaniu oryginałowi numeru KSeF.

Co się stanie, jeśli KSeF odrzuci fakturę? Faktura dostanie status błędu z informacją o przyczynie (np. nieprawidłowy NIP), żebyś mógł ją poprawić i wysłać ponownie.

Czy faktura ma kod QR? Tak. Generowany PDF zawiera kod QR wymagany do weryfikacji dokumentu.

Czy integracja z KSeF jest w każdym planie? Wbudowana integracja KSeF jest dostępna w pakietach PRO.