Jak odwołać lub przełożyć wizytę? Poradnik

Jak odwołać wizytę u fryzjera, kosmetyczki lub fizjoterapeuty

Drogi są w praktyce cztery. Wybierz pierwszą, która jest dostępna — im bliżej systemu, w którym zapisano Twoją wizytę, tym mniejsza szansa, że wiadomość gdzieś utknie.

1. Link w SMS-ie lub mailu z potwierdzeniem

Większość salonów i gabinetów, które przyjmują zapisy online, wysyła potwierdzenie z przyciskiem w rodzaju „Zarządzaj wizytą”, „Odwołaj” albo „Zmień termin”. Często w wiadomości jest też kod rezerwacji — zachowaj go, bo bywa potrzebny razem z numerem telefonu. Ta droga działa o każdej porze i od razu zwalnia termin w kalendarzu.

2. Aplikacja lub strona, przez którą się zapisałeś

Jeśli umawiałeś się w aplikacji rezerwacyjnej, wizyta jest zwykle w zakładce z Twoimi rezerwacjami. Przy zapisie na stronie salonu poszukaj na niej linku do zarządzania wizytą — albo wróć do maila z potwierdzeniem.

3. Telefon

Najpewniejszy, gdy do wizyty zostało mało czasu. Specjalista w trakcie zabiegu często nie odbiera, więc jeśli nikt nie podnosi słuchawki, zostaw SMS z datą, godziną i swoim imieniem — tak, żeby odwołanie zostało na piśmie.

4. Wiadomość na Instagramie lub Facebooku

Działa w małych salonach, gdzie właścicielka sama odpisuje na wiadomości. Traktuj ją jednak jako ostatnią deskę ratunku: wiadomości prywatne czyta się z opóźnieniem, a termin w kalendarzu pozostaje zajęty, dopóki ktoś go ręcznie nie zwolni.

Do kiedy wypada odwołać wizytę?

Nie ma jednego przepisu, który by to ustalał — granicę wyznacza regulamin konkretnego salonu lub gabinetu. Najczęściej spotkasz próg 24 godzin, przy długich usługach (koloryzacja, przedłużanie rzęs) bywa dłuższy, a przy krótkich wizytach — krótszy. Zasady znajdziesz w regulaminie na stronie, w mailu z potwierdzeniem albo przy wyborze usługi.

Nawet jeśli regulamin nic Ci nie grozi, warto pamiętać o drugiej stronie: godzina zarezerwowana dla Ciebie to godzina, której specjalista nie zaproponuje nikomu innemu. Odwołanie dzień wcześniej daje szansę, że trafi do kogoś z listy oczekujących. Odwołanie godzinę przed — zwykle już nie.

Co z zaliczką, jeśli odwołam wizytę?

To zależy od zasad, które akceptujesz przy rezerwacji. Typowy układ wygląda tak:

• Przed granicą czasową — odwołanie jest bezpłatne, a wpłata wraca do Ciebie albo przechodzi na nowy termin.
• Po granicy — salon może zatrzymać całość lub część wpłaty. Ile — powinno być napisane w regulaminie.
• Gdy wizytę odwołuje salon — należy Ci się zwrot wpłaty albo nowy termin, jeśli na niego się zgodzisz.

Przełożyć zamiast odwołać

Jeśli wizyta jest Ci nadal potrzebna, a nie pasuje tylko godzina, wybierz przełożenie. Zyskujesz na tym trzy rzeczy: nie tracisz miejsca u specjalisty, do którego trudno się dostać, nie ryzykujesz zaliczki, a w wielu systemach rezerwacji robisz to sam, bez dzwonienia — wybierając nowy wolny termin z kalendarza.

Systemy rezerwacji zwykle ograniczają przekładanie na dwa sposoby: do pewnego czasu przed wizytą oraz do określonej liczby zmian tej samej wizyty. Jeśli przycisk przełożenia zniknął, najpewniej minęła któraś z tych granic — wtedy zostaje telefon.

W gabinetach, w których leczenie to seria spotkań (fizjoterapia, kosmetologia), przełożenie ma jeszcze jeden sens: zachowuje odstęp między wizytami, od którego zależy efekt terapii.

Gotowa wiadomość: jak napisać, że odwołujesz wizytę

Jeśli odwołujesz SMS-em albo w wiadomości, wystarczą trzy rzeczy: kto, która wizyta i co proponujesz. Możesz skopiować jeden z poniższych wzorów.

Jeśli odwołujesz po granicy z regulaminu, nie tłumacz się długo — napisz krótko, co się stało, i zapytaj, jak salon rozlicza taką sytuację. Uczciwe odwołanie w ostatniej chwili i tak jest lepsze niż nieprzyjście bez słowa.

Dla gabinetu i salonu: jak ułatwić odwołanie i nie tracić terminów

Jeśli prowadzisz gabinet lub salon, cała pierwsza część tego artykułu to lista rzeczy, które Twój klient chce zrobić — i z którymi często ma kłopot. Paradoks polega na tym, że im łatwiej odwołać wizytę, tym mniej pustych terminów. Klient, który nie może się dodzwonić, po prostu nie przychodzi.

Zapisz zasady w regulaminie i pokaż je przy zapisie

Określ granicę bezpłatnego odwołania (na przykład 24 godziny) i to, co dzieje się z wpłatą później. Klient powinien zobaczyć te zasady, zanim zapłaci — wtedy nie ma sporu, a jest umowa.

Daj link w każdej wiadomości

W potwierdzeniu i w przypomnieniu powinien być jeden przycisk do zarządzania wizytą. Odwołanie przez link od razu zwalnia termin, który możesz zaproponować komuś innemu — telefon odebrany wieczorem już tego nie da.

Pozwól przełożyć, ale z limitem

Samodzielne przełożenie ratuje wizytę, która inaczej zostałaby odwołana. Żeby nie zamieniło się w przesuwanie w nieskończoność, ustaw dwie granice: jak długo przed wizytą wolno ją przełożyć i ile razy.

Przypomnij w odpowiednim momencie

Przypomnienie dzień przed wizytą daje klientowi czas, żeby odwołać lub przełożyć ją przed granicą z regulaminu. Więcej o tym, kiedy wysyłać przypomnienia, a kiedy oferty, piszemy w artykule SMS marketing, który nie denerwuje, a o pozostałych sposobach na nieodwołane wizyty — w artykule Problem pustych okienek.

Napisz o tym na stronie

Zasady odwołań to jedna z rzeczy, których klient szuka, zanim się zapisze. Krótka informacja przy rezerwacji albo w sekcji pytań na stronie zmniejsza liczbę telefonów i buduje zaufanie — podobnie jak inne elementy, które opisujemy w artykule 5 rzeczy niezbędnych na stronie głównej. Odpowiedzi na takie pytania mogą też trafić do bazy wiedzy na Twojej stronie — jak to robić, opisujemy w artykule Dlaczego warto prowadzić bloga na stronie firmy.

Najczęstsze pytania